Toplantı kaydını metne çevirme rehberi

Toplantı kaydını metne çevirmek, odada söyleneni ertesi gün aranabilir bir tutanağa dönüştürmektir. Karar, tarih ve sorumlu kişi sesin içinde kaybolunca ekip aynı konuyu bir sonraki toplantıda yeniden açar. Metin, o cümlenin hangi dakikada geçtiğini gösterir; tartışmanın tamamını yeniden dinlemek gerekmez.

Bu rehber toplantıya özeldir. Genel dosya kuralları ve ayarların tam listesi Türkçe sesi yazıya çevirme rehberinde durur. Burada kayıt düzeni, konuşmacı etiketinin tutanakta nasıl kullanılacağı, karar cümlesinin nasıl işaretleneceği ve uzun toplantının nasıl parçalanacağı var. Araç sesi yazıya çevir sayfasıdır.

İyi bir toplantı kaydı nasıl alınır?

Metnin doğruluğu mikrofon mesafesiyle başlar. Laptopun yerleşik mikrofonu, masanın uzak ucundaki kişiyi yutar ve klimayı öne çıkarır. Konuşmacıya bir metre içindeki bir telefon veya masanın ortasındaki tek bir mikrofon, sekiz kötü kanaldan daha okunur bir döküm verir. Herkes sırayla konuşursa tek kanal yeter.

Toplantı başında günü, konuyu ve kimlerin odada olduğunu bir cümleyle söyleyin. Bu cümle metnin ilk satırı olur ve dosya adı kaybolsa bile tutanağın kimliğini taşır. Yan konuşma, kahkaha ve kapı sesi kelime sanılabilir. Karar anında cümleyi yavaş ve tek kişi söylemek, sonradan düzeltme süresini kısaltır.

Gizli kayıt almayın. Katılımcıya kaydın metne çevrileceğini başta söyleyin. Bu hem güven meselesidir hem de insanlar cümleyi daha düzgün kurar. Müşteri görüşmesinde karşı tarafın izni yoksa dosyayı yüklemeyin. Ayrıntılı veri işleme çerçevesi gizlilik politikasında yazılıdır; bu yazı hukuki görüş değildir.

Konuşmacı ayrımı tutanağı nasıl kurar?

İki veya üç kişinin sırayla konuştuğu bir toplantıda konuşmacı ayrımını açın. Çıktı, kimin cümlesi olduğunu etiketler. Etiketler isim değildir. Tutanak paylaşılmadan önce Konuşmacı 1 yazan yere, o sese ait gerçek adı yazın. Bunu toplantıdaki yoklama cümlesinden çıkarmak kolaydır: ilk konuşan genelde toplantıyı açan kişidir.

Ayrım birebir yazımla çalışır. Akıllı yazım veya özel sözlük açıksa etiketler kapanır. Toplantıda hem isimlerin doğru yazılması hem de kimin konuştuğu gerekiyorsa önce ayrımı açık, sözlüğü kapalı çevirin. Ürün adını ve müşteri unvanını ikinci okumada düzeltin. Tutanak zaten bir insan okumasından geçmelidir; sözlük bu okumayı silmez.

Üçten fazla kişi ve üst üste konuşma ayrımı zorlar. Araç sekiz kişiye kadar dener, üç ve üzeri deneyseldir. Açık ofis, hoparlörden katılan uzaktaki ekip ve benzer sesler karışabilir. Böyle kayıtlarda etiketi kesin hüküm saymayın. Karar cümlesinin yanına, kayıttaki dakikayı not edin ve şüphede o saniyeyi dinleyin.

Karar cümlesini metinden ayırmak

Transkripsiyon tutanak yazmaz. Kararı, sorumluyu ve tarihi siz işaretlersiniz. Pratik yöntem: metni okurken karar geçen cümlenin başına bir işaret koyun. Erteleyelim, şu tarihte, şu kişi bakar gibi fiiller karar adayıdır. İşaretlenen on cümle, kırk dakikalık tartışmadan daha kullanışlı bir özet olur.

Akıllı yazım, ıı ve şey gibi dolguları seyrekleştirir ve karar cümlesini daha çabuk gösterir. Toplantı içi alıntı veya ihtilaf tutanağı tutuyorsanız birebir modda kalın; birinin cümleyi yarıda düzeltmesi kayda geçmelidir. Yayınlanmayacak bir iç özet için akıllı yazım yeterlidir. İkisini aynı anda isteyemezsiniz.

Sorumlu kişi adını sözlüğe yazmak, o adın her geçtiği yerde aynı harflerle durmasını sağlar. Sözlük açılınca konuşmacı etiketi kapandığı için bunu ikinci turda yapın ya da adı elle düzeltin. Müşteri adı, proje kodu ve mahkeme dosya numarası gibi seyrek terimler sözlüğe girer; ve, bir, toplantı gibi genel kelimeler girmez.

Otuz dakikadan uzun toplantı

Tek dosya 30 dakika ve 80 MB ile sınırlıdır. Kırk beş dakikalık bir yönetim toplantısını iki parçaya bölün: 0–30 ve 30–45. Dosya adının sonuna 01 ve 02 yazın. Her parça ayrı ücretlenir; süreler toplanınca tüm toplantının kredisi çıkar. Dakikası 360 kredidir.

Parçaları aynı ayarla çevirin. Birinde konuşmacı ayrımı açık, diğerinde kapalı olursa tutanağı birleştirmek zorlaşır. İndirdiğiniz metin dosyalarını sırayla tek bir belgeye yapıştırın ve parça sınırına saat yazın. Böylece ikinci parçadaki 00:02, toplantının 32. dakikası olarak okunur.

Haftalık tekrarlayan toplantılarda aynı iskeleti kullanın: tarih, katılımcı, karar, açık konu. Metin geldikten sonra iskelet dolmazsa eksik olan kayıttır, araç değildir. Bir sonraki hafta o başlıkları toplantının başında yüksek sesle saymak, dökümü kendiliğinden başlıklara böler.

Uzaktan katılan kişi ve hoparlör

Hoparlörden gelen ses, odadaki sesten daha ince ve daha yankılıdır. Ayrım bazen uzaktaki kişiyi ayrı bir konuşmacı sayar, bazen odadaki birine yapıştırır. Uzaktaki kişinin adını, söz aldığı ilk cümlede söylemesi bu karışıklığı çözer. Metinde o cümleyi görünce etiketin kime ait olduğunu sabitlersiniz.

İki cihaz aynı anda kayıt alıyorsa yalnızca birini çevirin. İki dosyayı art arda yüklerseniz aynı konuşma iki kez ücretlenir ve tutanak tekrar eder. Yedek kayıt durabilir; metne yalnızca net olan iz gider.

Ekran paylaşımı sırasındaki bildirim sesleri kelime gibi yazılabilir. Paylaşım başlamadan bildirimleri kapatmak, metindeki anlamsız kısa satırları azaltır. Bu satırlar kaldıysa tutanaktan silin; karar değillerdir.

Tutanak paylaşılmadan önce kontrol

Üç şeyi sesle karşılaştırın: para, tarih ve özel isim. Model bu üçünde yanılabilir ve tutanakta en pahalı hata bunlardır. On dakikalık bir okuma, kırk dakikalık bir kaydı baştan dinlemekten kısadır. Şüpheli cümlenin yanına zaman kodu kaldıysa o saniyeye dönün.

İç dağıtımda ham metni olduğu gibi yapıştırmayın. Üstte beş satırlık karar listesi, altta tam döküm durursa okuyan önce kararı görür. Tam döküm arşivdir; karar listesi iştir. İkisini karıştırmak tutanağı kimsenin okumamasına yol açar.

Müşteriye gidecek tutanakta konuşmacı etiketlerini gerçek adlarla değiştirin ve dolgu seslerini, iç şakaları çıkarın. Akıllı yazım bunun bir kısmını yapar, hepsini yapmaz. Son hali bir kişi onaylamadan göndermeyin.

Arşivde ham metni silmeyin. Onaylı özet bir ay sonra tartışılırsa, o cümlenin gerçekten söylenip söylenmediği yalnızca ham dökümden ve zaman kodundan anlaşılır. Özeti paylaşın, ham dosyayı ekip klasöründe tutun. İkisi aynı sayfada durursa okuyan özeti atlar.

Satış görüşmesi, ekip toplantısı ve kurul

On beş dakikalık bir ekip toplantısında karar az, durum çoktur. Konuşmacı ayrımını açın, akıllı yazımı kapalı tutun ve çıktıdan yalnızca tarih ile sorumlu satırlarını üste alın. Dosya kısa olduğu için kredi de düşüktür; dakikası 360 kredi olduğundan on beş dakika 5.400 kredi eder. Aynı dosyayı hem iç özet hem müşteri tutanağı için ikinci kez çevirmeyin; tek birebir tur ikisinin de kaynağıdır.

Satış görüşmesinde müşteri adı, fiyat ve teslim tarihi üç kontrol noktasıdır. Birebir mod bu üçünü söylendiği gibi bırakır. Akıllı yazım yalnızca dolgu seslerini seyrekleştirir; fiyatı ve tarihi yine kayıtla karşılaştırın. Görüşme biter bitmez metindeki rakamı kayıttaki saniyeyle doğrulayın, sonra teklif belgesine yalnızca o satırı taşıyın.

Kurul veya yönetim toplantısı daha uzundur ve 30 dakika sınırına takılır. Gündem maddesi değişirken sözlü olarak madde numarasını söyleyin. Metin o numaradan bölünür, parçaları birleştirmek kolaylaşır. Karar, tartışmanın ortasında değil maddenin sonunda tek cümleyle söylenirse tutanak kendiliğinden oluşur. Bu cümleyi araç yazmaz; odadaki kişi söyler, metin onu taşır.

Ücret ve hesap

Toplantı dakikası 360 kredidir. Otuz dakikalık bir parça 10.800 kredi tutar. Bakiye seslendirme ile ortaktır; kredi paketleri ayrı bir transkripsiyon ürünü satmaz. Dosya işlenmeye alındığında kredi düşer, işlem yarıda kalsa iade edilmez. Parçayı göndermeden süreyi sayfadaki tahminden okuyun.

Aynı toplantıyı hem sözlüklü hem ayrımlı çevirmek iki kez ücretlendirir. Çoğu ekip için doğru sıra şudur: ayrım açık, sözlük kapalı, birebir. İsim düzeltmesi elle yapılır. Yalnızca ürün adları sürekli yanlışsa ve kimin konuştuğu zaten belli ise ikinci turda sözlüğü açın.

Çıkan özeti yeniden sesli bir brifinge çevirmek isterseniz metni seslendirme editörüne yapıştırın. Tutanak metin olarak kalacaksa bu adım gerekmez. Toplantı dışı kayıtlar için röportaj ve ders rehberi ile podcast bölümü rehberi ayrı niyetlere bakar. Altyazı çıkacaksa SRT rehberindeki ayar sırasına bakın.